○春日・大野城・那珂川消防組合個人情報の適切な管理のための措置に関する規則
令和5年5月23日
規則第2号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 職員の責務(第8条)
第4章 保有個人情報の取扱い(第9条―第19条)
第5章 安全確保上の問題への対応(第20条―第22条)
第6章 監査及び点検の実施(第23条―第25条)
第7章 補則(第26条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規則は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条第1項に規定する保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号利用法」という。)第5条に規定する特定個人情報の取扱いの適正を確保するために必要な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則で使用する用語は、法で使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括管理者)
第3条 春日・大野城・那珂川消防組合に、総括管理者1人を置く。
2 総括管理者は、消防長をもって充てる。
3 総括管理者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡調整等を行うため必要があると認めるときは、連絡調整会議を開催すること。
(2) 前号に掲げるもののほか、保有個人情報の管理に関する事務の総括に関すること。
(保護管理者)
第4条 各課に、保護管理者1人を置く。
2 保護管理者は、所属の長とし、所属における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。
3 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務に従事する職員(以下「特定個人情報事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定するとともに、当該指定の内容を記載した特定個人情報事務取扱担当者一覧(様式第1号)を保管しなければならない。
4 保護管理者は、各特定個人情報事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報の範囲を指定しなければならない。
5 保護管理者は、特定個人情報事務取扱担当者が特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
6 保護管理者は、特定個人情報を複数の所属で取り扱う場合の各所属の事務分担及び責任を明確にしなければならない。
(保護担当者)
第5条 所属の各係に、保護担当者を置く。
2 保護担当者は、係の長をもって充てる。
3 保護担当者は、保護管理者を補佐し、係における保有個人情報の管理に関する事務を行う。
(監査責任者)
第6条 春日・大野城・那珂川消防組合に、監査責任者1人を置く。
2 監査責任者は、次長をもって充てる。
3 監査責任者は、所属における保有個人情報の管理の状況について監査する。
(研修)
第7条 総括管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の適正な取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行わなければならない。
2 保護管理者は、所属の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のため、総括管理者の実施する研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講じなければならない。
第3章 職員の責務
第8条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第4章 保有個人情報の取扱い
(接触の制限)
第9条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報に接する権限を有する者を、当該保有個人情報を取り扱う事務の目的を達成するために必要最小限の範囲の職員に限定しなければならない。
2 前項に規定する権限を付与されていない職員は、当該保有個人情報に接してはならない。
3 職員は、第1項に規定する権限を付与された場合であっても、当該保有個人情報への接触は必要最小限としなければならず、業務上の目的以外の目的で当該保有個人情報に接してはならない。
(複製等の制限)
第10条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定しなければならない。この場合において、職員は、保護管理者の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第11条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第12条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所の施錠等の保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するための措置を講じなければならない。
(誤送付等の防止)
第13条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第14条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 保有個人情報の消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄の委託(2以上の段階にわたる委託を含む。)をする場合には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第15条 保護管理者は、保有個人情報(特定個人情報を除く。)の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
2 保護管理者は、番号利用法第2条第9項に規定する特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
(外的環境の把握)
第16条 保有個人情報が外国において取り扱われる場合においては、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、当該保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(保有個人情報の提供)
第17条 保護管理者は、法第69条第2項第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 当該提供先における利用の目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録の範囲及び項目、利用の形態等について当該提供先との間で書面を取り交わすこと。
(2) 当該提供先へ安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、当該提供前又は随時に実地調査等を行い、当該措置の状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずること。
2 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関、独立行政法人等、地方公共団体の機関又は地方独立行政法人に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前項に掲げる措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第18条 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、保有個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務の委託に係る契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、保有個人情報の管理の状況についての検査に関する事項その他の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 保有個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(3) 保有個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 保有個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 保有個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における保有個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的な報告に関する事項及び委託先における委託された保有個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する保有個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
5 保護管理者は、前項に規定する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに保有個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認しなければならない。
6 前項に定めるもののほか、保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、法に基づき春日・大野城・那珂川消防組合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
8 前項に定めるもののほか、保護管理者は、委託先が個人番号利用事務等の全部又は一部を再委託する場合には、当該個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。個人番号利用事務等について再委託先が再々委託を行う場合以降も、同様とする。
9 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等保有個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
(その他)
第19条 保護管理者は、保有個人情報を提供し、又は保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、漏えい等による被害の発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用の目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講じなければならない。
第5章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置等)
第20条 保有個人情報の漏えい、滅失、毀損等の事案の発生又は兆候を把握した場合、特定の職員が法その他関連する法令及び規程等の定めに違反している事実又は兆候を把握した場合その他の安全確保の上で問題となる事案又は事案の発生のおそれを認識した場合は、総務課長に報告しなければならない。事案の発生した経緯、被害状況等の調査、被害の拡大の防止、復旧等のために必要な措置、事案の発生した原因の分析、再発の防止のために必要な措置等についても、同様とする。
(法に基づく報告及び通知)
第21条 総括管理者は、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条の措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力しなければならない。
(公表等)
第22条 総括管理者は、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第6章 監査及び点検の実施
(点検)
第24条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括管理者に報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第25条 総括管理者又は保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じなければならない。
第7章 補則
第26条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この規則は、公布の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。
